Prozessautomatisierung nimmt dem Team die Arbeitsschritte ab, die jeden Tag gleich ablaufen: Daten übertragen, Dokumente erzeugen, Status pflegen, Erinnerungen verschicken. Coremation baut diese Abläufe als System, das im Konto des Kunden liegt.
Kurzfassung
Prozessautomatisierung ist die Verbindung bestehender Systeme zu einem Ablauf, der ohne manuelle Schritte läuft. Sinnvoll wird sie ab etwa fünf Wiederholungen pro Woche bei gleichbleibender Regel. Coremation baut solche Abläufe auf n8n oder Make, angebunden an CRM, ERP, Postfach und Kalender. Die Analyse dauert einen Tag, der Aufbau maximal 14 Tage. Alle Workflows liegen im Konto des Kunden.
Definition
Prozessautomatisierung ist die technische Verbindung mehrerer Systeme zu einem Ablauf, der ohne manuelle Eingaben startet, entscheidet und abschließt — im Unterschied zur Digitalisierung, die einen Papierprozess nur in Software abbildet, und im Unterschied zu Makros, die innerhalb einer einzelnen Anwendung bleiben.
Wann sich Prozessautomatisierung rechnet
Prozessautomatisierung rechnet sich, wenn ein Ablauf oft genug vorkommt und nach einer festen Regel entschieden wird. Als praktische Schwelle gilt: mindestens fünf Wiederholungen pro Woche, ein klar beschreibbarer Auslöser und ein Ergebnis, das sich prüfen lässt. Typische Kandidaten im Mittelstand sind Angebotserstellung aus Stammdaten, Übertragung von Anfragen aus dem Postfach ins CRM, Rechnungsvorbereitung, Terminbestätigungen und Statusmeldungen an Kunden. Nicht automatisiert werden sollten Abläufe, deren Regeln sich monatlich ändern, Entscheidungen mit rechtlicher Tragweite und Einzelfälle ohne Muster. Bei diesen Fällen kostet die Pflege der Automatisierung mehr Zeit, als der Ablauf selbst binden würde. Coremation prüft diese Schwelle in der Analyse und sagt aktiv ab, wenn ein Prozess sie nicht erreicht.
Welche Systeme Coremation verbindet
Coremation baut Prozessautomatisierung auf Werkzeugen, die im Konto des Kunden liegen: n8n oder Make als Ablaufsteuerung, dazu die Systeme, die im Unternehmen bereits im Einsatz sind. Angebunden werden üblicherweise CRM-Systeme wie HubSpot oder Pipedrive, ERP- und Warenwirtschaftssysteme, Microsoft 365 oder Google Workspace, DATEV-Schnittstellen, Kalender, Telefonie und Dokumentenablagen. Neue Software wird nur eingeführt, wenn eine bestehende Lücke sich anders nicht schließen lässt. Der Grund ist praktisch: jedes zusätzliche System erzeugt Lizenzkosten, Schulungsaufwand und eine weitere Stelle, an der etwas ausfallen kann. Wo eine Schnittstelle fehlt, baut Coremation die Verbindung über die API des Anbieters statt über Zwischenlösungen, die bei jedem Update brechen.
Wie der Aufbau abläuft
Der Aufbau einer Prozessautomatisierung folgt bei Coremation der Vier-Phasen-Übergabe: Analyse, Konzept, Umsetzung, Übergabe. Die Analyse dauert einen Tag und zeigt, wo im Unternehmen heute Zeit verloren geht und welche Abläufe die Schwelle für eine Automatisierung erreichen. Im Konzept steht, was gebaut wird, welche Werkzeuge genutzt werden und wie das Ergebnis aussieht — vor dem ersten Handgriff. Die Umsetzung dauert maximal 14 Tage, der Fortschritt ist währenddessen einsehbar. Bei der Übergabe läuft das System im Konto des Kunden, die Dokumentation liegt bei, und Coremation bleibt Ansprechpartner. Es gibt keine Phase, in der das Projekt für Wochen aus dem Blick verschwindet.
Wem die Automatisierung nach dem Projekt gehört
Alle Workflows, Zugänge und Daten einer von Coremation gebauten Prozessautomatisierung liegen im Konto des Kunden. Coremation arbeitet nicht mit einer eigenen Plattform, auf der Kunden Mieter sind, und behält keine Zugänge, die den Betrieb von einer laufenden Zusammenarbeit abhängig machen. Das hat einen nüchternen Grund: ein System, das nur so lange läuft, wie eine Rechnung bezahlt wird, ist kein Vermögenswert, sondern ein Abo. Die Zusammenarbeit nach der Übergabe ist deshalb freiwillig. Wer Betreuung möchte, bekommt einen festen Ansprechpartner, der das System kennt. Wer die Automatisierung intern weiterführt, kann das mit der übergebenen Dokumentation tun, ohne Coremation zu fragen.
Vergleich der Vorgehensweisen
Abgrenzung dreier Vorgehensweisen bei wiederkehrenden Abläufen (Einordnung von Coremation, 2026).
Vorgehen
Wer führt aus
Wo es passt
Wo es scheitert
Manuell mit Checkliste
Mitarbeitende
Seltene Abläufe, wechselnde Regeln
Skaliert nicht, Fehler bei Urlaub und Wechsel
Prozessautomatisierung
System auf n8n oder Make
Feste Regel, hohe Wiederholung
Regeln ändern sich häufiger als monatlich
Individualsoftware
Eigene Anwendung
Kernprozess ohne Marktlösung
Budget und Wartung über Jahre nötig
Häufige Fragen zu Prozessautomatisierung
Wie lange dauert eine Prozessautomatisierung?
Eine Prozessautomatisierung bei Coremation dauert von der Analyse bis zum laufenden System maximal 14 Tage. Die Analyse selbst nimmt einen Tag in Anspruch, das Konzept folgt unmittelbar danach. Längere Zeiträume entstehen nur, wenn ein angebundenes System auf Kundenseite erst freigeschaltet oder ein Zugang beschafft werden muss.
Welche Prozesse sollte man nicht automatisieren?
Nicht automatisiert werden sollten Abläufe ohne feste Regel, Entscheidungen mit rechtlicher Tragweite und Aufgaben, die seltener als etwa fünfmal pro Woche vorkommen. In diesen Fällen übersteigt der Pflegeaufwand der Automatisierung den Nutzen. Coremation prüft das in der Analyse und rät in solchen Fällen ausdrücklich ab.
Braucht man für Prozessautomatisierung eine eigene IT-Abteilung?
Nein. Prozessautomatisierung auf n8n oder Make setzt keine eigene IT-Abteilung voraus. Notwendig sind Administratorzugänge zu den beteiligten Systemen und eine Person im Unternehmen, die den fachlichen Ablauf beschreiben kann. Betrieb und Überwachung übernimmt Coremation auf Wunsch nach der Übergabe.
Was passiert mit den Automatisierungen, wenn die Zusammenarbeit endet?
Die Automatisierungen laufen weiter. Alle Workflows liegen im Konto des Kunden, Zugänge und Dokumentation werden bei der Übergabe ausgehändigt. Coremation behält keine Zugriffsrechte, die für den Betrieb notwendig wären.
Definitionen zu Workflow, Trigger, Schnittstelle und weiteren Begriffen.
Klingt nach deinem Thema?
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